Desarrollo de un plan de comunicación y producción del I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas

Posted on 27 febrero 2025

Antecedentes

Los pastizales y sabanas son ecosistemas clave que, si son manejados adecuadamente, pueden producir alimentos y además proveer de servicios ecosistémicos diversos, por ejemplo, la regulación de inundaciones, la conservación de la biodiversidad, entre muchos otros. A través de acciones de protección, manejo y restauración de pastizales y sabanas, WWF busca enfatizar la oportunidad de producción y conservación de estos y valorar a estos ecosistemas para lograr un desarrollo sostenible. Estos ecosistemas son además cruciales para mantener la fauna nativa de nuestro país: desde los grandes felinos como el yaguareté, especies emblemáticas como el aguará guazú y una gran diversidad de aves de pastizal, así como una inmensa cantidad de insectos, reptiles y otra fauna nativa. Por su capacidad de ser utilizados para la producción, los pastizales naturales son también una fuente de ingresos. Los pastizales son resilientes a las sequías, inundaciones, fuegos y por ello son una herramienta para la adaptación al cambio climático. A pesar de esta capacidad de adaptación a condiciones extremas, la producción en estas zonas impone retos económicos que con frecuencia llevan a su conversión.
En el marco del proyecto “Salvaguardando ecosistemas subvalorados: protección, manejo y restauración de pastizales y sabanas en Colombia, Argentina y Paraguay”, se pretende implementar intervenciones bajo tres pilares claves “Proteger, Manejar, Restaurar” con un enfoque multisectorial para que los ecosistemas de pastizales y sabanas en estos tres países estén protegidos y manejados de forma sostenible y restaurados dentro de paisajes resilientes, conectados y productivos, a la vez de aumentar su reconocimiento como ecosistemas clave.
Es por esto último que el presente llamado tiene como objeto contratar un equipo consultor multidisciplinario que diseñe una propuesta de comunicación y de producción para el I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas, asegurando una planificación eficiente, una identidad visual coherente y una recomendación de difusión efectiva del evento.

Objetivo general

En estrecha colaboración con el equipo de WWF-Paraguay, desarrollar una propuesta comunicacional y de producción para un congreso científico regional de alto nivel para promover el intercambio de conocimientos y experiencias sobre los ecosistemas de pastizales naturales y sabanas de Sudamérica, destacando su importancia para la conservación y fomentando estrategias para su protección.

Actividades indicativas

Diseñar una línea gráfica atractiva y coherente para el “I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas”, que transmita de manera efectiva los mensajes clave y valores asociados a la temática. Elaborar una guía de marca que establezca las pautas para la aplicación consistente de la identidad visual en todos los materiales y plataformas del evento.

Desarrollar una propuesta logística para el “I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas” que incluya al menos cronograma tentativo de actividades, posibles actores involucrados, logística necesaria, página web, impresión de materiales, así como el presupuesto asociado a la organización y desarrollo del evento.

Elaborar un plan de comunicación de evento que incluya al menos: identificación del público objetivo, canales y plataformas de comunicación, plan de publicaciones, medición de resultados.

Productos de consultoría

Producto 1: Desarrollo de línea gráfica del evento

Diseño de isologo y manual de marca básico que incluya paleta de colores, aplicaciones, positivo, negativo, vertical, horizontal, reducido, aplicación digital para RRSS y proyecciones en el evento, aplicación de isologo en productos comunicacionales: remeras, gafetes, anotadores, tote bag, banner roll up, entre otros.

Producto 1: Desarrollo de términos de referencia para puesta en marcha del I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas
Los términos de referencia deberán incluir por lo menos los siguientes ítems de forma detallada, garantizando que al momento de la convocatoria, las propuestas recibidas se alineen con los requerimientos del Congreso identificados en el marco de esta consultoría:

Cronograma tentativo de actividades que incluirá: periodo para la conformación de comisión organizadora y del comité científico, periodo de inscripciones, periodo de recepción de trabajos, talleres pre-congreso, salidas de campo, montaje y desmontaje del evento.
Lista de posibles actores involucrados: compilando a todos los grupos identificados que podrían conformar la comisión organizadora y el comité científico, además de candidatos a facilitar ponencias magistrales, posibles aliados estratégicos y auspiciantes del congreso.
Logística necesaria y su costo referencial asociado para los días de evento, tales como: lugar estratégico para el evento, página web (puede incluir plataformas como Indico), catering, kit del participante, espacio para auspiciantes, cobertura audiovisual, video resumen pos-evento, documentación gráfica, memoria, entre otros. Para este ítem, se solicitará al menos 3 opciones de algunos elementos.
Presupuesto de diseño e impresión de materiales necesarios para el evento.

Producto 2: Plan de comunicación del evento

Identificación del público objetivo: mapeo de instituciones del sector público, privado, sociedad civil, academia, cooperación internacional.
Canales y plataformas de comunicación: identificar las plataformas y medios adecuados para la comunicación efectiva del evento y sus costos asociados.
Plan de publicaciones: antes, durante y después del evento. Se valorará propuestas que planteen formas innovadoras y creativas de atraer a la audiencia objetivo.
Presentación de mecanismos de medición de resultados del plan de comunicación del evento.

Producto 3: Desarrollo de línea gráfica del evento

Diseño de isologo y manual de marca básico que incluya paleta de colores, aplicaciones, positivo, negativo, vertical, horizontal, reducido, aplicación digital para RRSS y proyecciones en el evento, aplicación de isologo en productos comunicacionales: remeras, gafetes, anotadores, tote bag, banner roll up, entre otros.

Perfil requerido

Empresa o equipo compuesto de profesionales legalmente establecidos, con experiencia significativa en comunicación y producción de eventos de gran envergadura. Se valorará que estos eventos sean de naturaleza académica.
El equipo debe incluir por lo menos un profesional académico con experiencia específica en organización de eventos científicos y demostrable producción científica en revistas científicas arbitradas. Se dará preferencia a propuestas que presenten un perfil relacionado a la temática del congreso y que estén categorizados en el Sistema Nacional de Investigadores o equivalente.
Experiencia demostrable en el desarrollo de identidades visuales, guías de marca, aplicaciones de logo, materiales impresos y merchandising.
Capacidad de ofrecer atención personalizada y estar disponible para una coordinación estrecha y oportuna con el personal de WWF-Paraguay.
Un equipo humano suficiente, con una actitud proactiva, dinámica y creativa, capaz de aportar soluciones innovadoras.

Plazo de la consultoría

El contrato tendrá un plazo de cuatro (4) meses y será efectivo desde la fecha de firma.

Condiciones para la postulación

Enviar por separado cada uno de los ítems detallados arriba al correo electrónico contrataciones@wwf.org.py con copia a comms@wwf.org.py con el título de la consultoría “Consulta - Desarrollo de un plan de comunicación y producción del I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas”

Portafolio de trabajos relevantes y relacionados a esta consultoría.
Propuesta económica en dólares americanos, con IVA incluido y detallada con desglose de precios por producto. Favor aclarar en la propuesta económica la posibilidad de facturar en dólares americanos o en guaraníes.
Currículo actualizado del equipo consultor.

Para consultas dirigirse al correo contrataciones@wwf.org.py con copia a comms@wwf.org.py hasta el 10/03/2025, con el título “Consulta - Desarrollo de comunicación y plan de producción del I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas”.

Plazo de postulación: 04 al 25 de marzo de 2025 a las 23:59 h.
Valor referencial de la consultoría: 6.600 USD
Observación: Una entrevista puede ser parte del proceso de selección.

Forma de entrega de los productos

Toda la información obtenida y producida por el prestador de servicios se entregará al equipo de comunicaciones de WWF-Paraguay. Los productos se entregarán en formato de archivos digitales, editables (ai, eps o pdf) y organizados en carpetas. Así también los originales de los materiales solicitados.

Supervisión y cronograma de pago

La supervisión de los trabajos estará a cargo de la Dirección de Conservación y el equipo de Comunicaciones de WWF-Paraguay. La aprobación de los productos es requisito obligatorio para la realización de los desembolsos correspondientes. El cronograma de pagos estará directamente ligado a la presentación y aprobación de cada uno de los productos (no es posible el pago por adelantado).

Producto 1. Plan de comunicación del evento	Pago del 30%	A los 30 días de la firma.
Producto 2. Desarrollo de términos de referencia para puesta en marcha del I Congreso Científico Sudamericano de Pastizales y Sabanas	Pago del 30%	A los 60 días de la firma.
Producto 3. Desarrollo de línea gráfica del evento	Pago del 40%	A los 90 días de la firma.

Descargo de responsabilidad

La participación en esta postulación implica que el participante acepta las condiciones de la Organización. Implica asimismo la obligación, en caso de ser adjudicado/seleccionado y previo a la elaboración del acuerdo, de presentar, en el plazo que le sea indicado, la documentación adicional que será solicitada a la organización adjudicada, entre ellas, pero no limitadas a, las exigidas por la SEPRELAD y de acuerdo con el Manual de Administración de Prevención de Riesgos local e internacional de WWF. La negativa a presentar la documentación requerida o la falta de presentación de ésta importará la inmediata cancelación de la adjudicación, sin responsabilidad alguna para WWF.
WWF no discrimina en sus prácticas de contratación por razones de raza, color, edad, religión, sexo, nacionalidad, estado civil, información genética, orientación sexual, identidad y expresión de género o discapacidad. WWF valora la diversidad y la inclusión, y da la bienvenida a candidatos diversos para postularse.

Para cualquier consulta acerca de la postulación, remítase al correo indicado más arriba.

Confidencialidad

Tanto WWF como el equipo consultor adjudicado, se comprometen a proteger la información sensible generada u obtenida en el marco de la consultoría.

Nota aclaratoria: La documentación solicitada en estos TDR corresponde a la primera etapa del proceso de selección. No obstante, a los equipos preseleccionados se les podrá requerir documentación adicional en etapas posteriores.