Llamado a concurso para Oficial de Contratos | WWF

Llamado a concurso para Oficial de Contratos

Posted on
09 octubre 2020


Resumen de la Posición
El Oficial de Contratos y Recursos Humanos de WWF-Paraguay es responsable de la preparación, administración y monitoreo de: presupuestos para subvenciones, acuerdos de consultoría, acuerdos de apoyo para viaje, contratos de recursos humanos y otros contratos otorgados o suscritos por WWF-Paraguay . Proporciona asistencia técnica y administrativa con relación a subvenciones y acuerdos de consultoría a los coordinadores de proyectos y programas y otro personal de las oficinas de campo y beneficiarios. Asimismo, se encarga del manejo y seguimiento de los contratos y los procesos de búsqueda, selección y evaluación de recursos humanos del personal de WWF-Paraguay, en conjunto con La Dirección de Operaciones.

Responsabilidades Principales
Contratos
  1. Facilitar y coordinar la preparación, manejo y control de contratos, contratos de personal, subvenciones, acuerdos de apoyo para viajes y consultorías de WWF Paraguay con entidades e individuos en la región. Informar de manera sistemática al equipo administrativo financiero sobre el estado de avance de los contratos y el nivel de desembolso en presupuestos y adelanto de gastos con una estrecha relación con los encargados de cada proyecto. Identificar problemas y formular recomendaciones para resolverlos adecuadamente de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos de WWF.
  2. Coordinar, revisar, facilitar y darle seguimiento a los Acuerdos de Entendimiento (MOU´s) y Acuerdos de Confidencialidad que se realicen entre WWF Paraguay y terceros, de acuerdo con las políticas establecidas por WWF-US. 
  3. Tener conocimiento completo y actualizado de los procedimientos financieros, administrativos y técnicos de WWF-Paraguay, y asegurar que los acuerdos estén preparados y procesados ​​de forma tal que cumplan con las políticas, normas y procedimientos de WWF y que además pasen una revisión y aprobación en un tiempo razonable. 
  4. Trabajar de cerca con los responsables de los programas y proyectos para seleccionar los mecanismos administrativos idóneos que realizar canalizar fondos a los socios y contrapartes, tomando en cuenta las políticas y procedimientos de WWF y la capacidad de los beneficiarios. De ser necesario, realizar visitas a beneficiarios para asegurar que estén implementando sistemas de manejo administrativo y financieros apropiados para el nivel de financiamiento y la complejidad de los proyectos. Realizar revisiones de los sistemas financieros-contables de los beneficiarios, evaluando su efectividad y recomendando procedimientos para mejorar la eficacia y eficiencia. Proporcionar asesoría técnica en estas áreas según sea necesario y apropiado.
  5. Preparar la documentación y obtener la aprobación y las firmas indicadas en los contratos, consultorías y subvenciones. Circular los documentos a quienes corresponda y mantener la información actualizada de los acuerdos en el o los sistemas designados para el control de contratos.
  6. Realizar análisis de riesgo para subvenciones y / o consultorías, de manera que se puedan preparar los contratos con un control adecuado sobre los perfiles de los beneficiarios.
  7. Servir de nexo entre el área de administración y el área programática de WWF-Paraguay para asegurar el cumplimiento de los compromisos técnicos con los donantes.
  8. Revisar y analizar los informes financieros de terceros políticas para asegurar que cumplan con las y procedimientos de WWF y sus donantes.  
  9. Mantener actualizada la información y los archivos pertinentes a los acuerdos, monitoreando y asegurando el cumplimiento de los requisitos de informes de WWF, cronogramas de ejecución de proyectos y contratos; asegurar que todos los informes de proyectos hayan sido recibidos y enviados a los responsables de la ejecución de programas y proyectos para su revisión y aprobación; y notificar a las personas resultado de la recepción de informes técnicos y financieros.
  10. Notificar a los beneficiarios de la entrega de informes técnicos y financieros para asegurar que se cumplan tal y como está indicado en los contratos, y elaborar enmiendas para la modificación de acuerdos, cuando se requiera.
  11. Apoyar en procesos de cotización de bienes y servicios y análisis de adjudicación de estos según sea necesario.
 
Recursos Humanos
  1. Coordinar los procesos de selección y reclutamiento, que incluye la recepción de hojas de vida, solicitudes de empleo, preselección de candidatos y programación de entrevistas
  2. Organizar la adecuada inducción al personal nuevo, utilizando entre otras las herramientas disponibles en ONE WWF, Intranet y en el departamento de recursos humanos de WWF-US.
  3. Responder a consultas del personal, solicitudes de información en materia de políticas y procedimientos de recursos humanos, condiciones de trabajo, sistemas de evaluación de desempeño y manejos de crisis.
  4. Manejar y actualizar los datos del personal en el o los sistemas de Recursos Humanos establecidos por la organización incluyendo incorporación de nuevos empleados, modificaciones en títulos de posición, y documentos pertinentes.  
  5. Dar seguimiento a los seguros de salud, vida y accidentes del personal. 
  6. Asegurar que se implementen en la oficina país los estándares institucionales sobre salud y seguridad ocupacional, para minimizar riesgos de accidentes, implementar primeros auxilios y mantener medidas ergonómicas oportunas para que los empleados puedan desempeñar adecuadamente su trabajo.
  7. Servir de punto focal para completar todos los pasos que el proceso de evaluación anual de desempeño de WWF.
  8. Elaborar contratos de personal y descripciones de puesto correspondientes, asegurando que los mismos estén bajo la estructura salarial correcta (de acuerdo a la naturaleza de cada posición) y dentro del marco regulatorio laboral de cada país.   
  9. Servir de apoyo a la Dirección de Operaciones en las relaciones entre WWF-Paraguay y el departamento de recursos humanos de WWF-US.
  10. Fungir como enlace con los asesores legales en materia de recursos humanos y contratos en caso de ser necesario.
 
Relaciones laborales 
Pasantes:  
  • Interactúa y coordina en forma regular con la Dirección de Operaciones así como con todo el Departamento de Administración y Finanzas de WWF-Paraguay.
  • Interactúa y coordina sus tareas con personal gerencial, administrativo y técnico de WWF-Paraguay y con sus pares de la red WWF.
 
Externas: 
  • Está en contacto con personas de otras organizaciones socias de WWF, beneficiarios de contratos, convenios y subvenciones, consultores, asesores legales y otros proveedores de servicios.  
 
Requisitos  
  • Grado universitario Administración de Empresas, Recursos Humanos, Derecho, Auditoría o equivalente. 
  • Al menos 5 años de experiencia en puestos similares, preferentemente en organizaciones internacionales.  
  • Bilingüe (inglés - español). 
  • Conocimiento y experiencia en gestión de proyectos.    
  • Capacidad organizativa y habilidad para trabajar bajo presión.
  • Habilidad para la resolución de conflictos. 
  • Iniciativa para la toma de decisiones. 
  • Habilidades demostradas de comunicación oral y escrita. 
  • Excelentes habilidades interpersonales (tacto, diplomacia, discreción e imparcialidad)  
  • Destreza para la utilización de paquetes de software (Word, Excel, Power Point), así como para bases de datos e Internet.   
  • Disponibilidad para viajar local e internacionalmente.  

Para postular se debe enviar curriculum vitae y propuesta salarial a rrhh@wwf.org.py y malonso@wwf.org.py hasta el lunes 26 de octubre de 2020.