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WWF abre llamado para el puesto de recepcionista / asistente administrativo

Fecha de postulación hasta el 30 de noviembre de 2022

Nombre del Puesto: Recepción / Asistente Administrativo
Reporta a: Directora de Operaciones               
Fecha del llamado: del 23 de noviembre 2022 al 30 de noviembre de 2022                                
Referencia: STF11/22 Recepción / Asistente Administrativo

 

Buscamos contratar a un estudiante o profesional apasionado, altamente motivado, proactivo, creativo y dedicado, un gran jugador de equipo y, en general, un buen ser humano, que comprenda y aprecie el valor de liderar con el ejemplo. 

 

Nos guían los valores fundamentales de WWF:

 

VALENTÍA Demostramos valentía a través de nuestras acciones, trabajamos por el cambio donde se necesita e inspiramos a las personas e instituciones para hacer frente a las mayores amenazas de la naturaleza y el futuro del planeta, que es nuestro hogar.
 
COLABORACIÓN Producimos impacto al nivel de los desafíos que enfrentamos mediante el poder de la acción colectiva y la innovación.
 
INTEGRIDAD Vivimos los principios que pedimos a otros que cumplan. Actuamos con integridad, responsabilidad y transparencia, y confiamos en los hechos y la ciencia para guiarnos y asegurar que aprendamos y evolucionamos.
 
RESPETO Respetamos las voces y el conocimiento de las personas y comunidades a las que servimos, y trabajamos para asegurar un futuro sostenible para todos
 
El puesto en esta ocasión es de Recepcionista / Asistente Administrativo para apoyar al equipo de Operaciones en la implementación de sistemas administrativos, financieros y contables de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos en WWF.
 
Misión del Puesto
Realizar actividades de atención al público y dar apoyo en la implementación de sistemas administrativos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos en WWF- Paraguay. Realizar actividades de recepción y entrega de documentos, información y pagos de la Organización.
 
Responsabilidades Principales 

  • Realizar actividades de atención al público: contestar llamadas telefónicas, recibir visitas.

  • Realizar reproducción de copias y envíos de fax

  • Verificar la información de proveedores

  • Verificar, distribuir, realizar seguimiento y mantener registro de correspondencia enviada y recibida por la organización

  • Ordenar y distribuir materiales de oficina, mantener registro para control de existencias

  • Verificar datos para entrega de cheques en pago a proveedores derivados de obligaciones de WWF

  • Registrar y custodiar el equipo utilizado en las diferentes reuniones y giras de campo de la institución.

  • Inspeccionar existencias para generar presupuesto de insumos de oficina, librería, cocina y limpieza

  • Verificar diariamente el contenido del correo institucional

  • Realizar envío de documentación a nivel nacional e internacional

  • Realizar la revisión de rendiciones a anticipos.

  • Apoya en la administración y supervisión del trabajo de proveedores de servicios: hoteles, agencias de viaje, aerolíneas, radio taxis, alquileres, soporte técnico, etc

  • Verificar e implementar procesos de compras y/o adquisiciones (solicita cotizaciones, elabora cuadros comparativos, recepción y verificación de la adquisición) de materiales, equipos e insumos correspondientes activos fijos y consumibles

  • Supervisar la realización de todos los procesos internos tales como: archivo de documentos, inventario de activos fijos y seguimiento de la identificación, codificación y localización de los activos fijos

  • Apoya en la organización y coordinación de eventos y reuniones internas y externas.

  • Apoya en la elaboración de minutas de reuniones, agendamientos de reuniones.

  • Desempeñar otras actividades asignadas por su supervisor.

 
Requisitos

  • Posibilidad de trabajar de forma exclusiva para WWF-Paraguay.

  • Conocimientos y capacidades requeridas:

    • Herramientas básicas de ofimática. Office (Word, Excel, Power Point, Internet, Outlook)

    • Administración de bienes y activos fijos

    • Politica de adquisiciones

    • Manejo de centralita

    • Archivo

    • Capacidad de seguimiento y control.

    • Control de bienes y servicio al cliente

    • Uso de equipo de oficina (fax, fotocopiadora)

    • Discreción en manejo de información y trabajo en equipo.

  • Estudiante de los últimos años o recién egresado de las carreras de Contaduría Pública Nacional, Administración de Empresas, Ingeniería Comercial y afines.  

  • Experiencia en Administración, planificación y monitoreo de procedimientos administrativos y/ o contables.

  • Excelente capacidad de comunicación oral y escrita en español. Conocimiento del idioma inglés (nivel medio, no excluyente).

 
Postulaciones
Las personas interesadas deberán enviar: 1) carta de presentación expresando sus experiencias previas y cualidades para el puesto, así como la pretensión salarial 2) Descargar y completar el curriculum vitae unificado en formato PDF adjuntando el mismo a la dirección de correo electrónico rrhh@wwf.org.py a más tardar el 30 de noviembre del 2022. El correo debe llevar el título: STF11_22 Recepción / Asistente Administrativo.

Mlada panda